Servicios de TI, pasos para adquirirlos
En esta nueva entrada continuaremos hablando sobre los servicios de TI, por lo cual estaremos abordando las etapas que se recomiendan seguir cuando se desea colocar uno de estos servicios en funcionamiento para nuestra empresa. Cada uno de los pasos que vamos a mostrar son tomados de la experiencia y resultados en el manejo de plataformas tecnológicas que tenemos en PITCA:
• Necesidad: es el punto de partida, que exista una necesidad que se desea cubrir y que pueda ser atendida por alguna plataforma de tecnología de información o comunicaciones. Esta puede ser para: instalar, renovar, automatizar, mejorar y/o proteger activos y/o procesos de la empresa.
• Investigar: una vez exista la necesidad se recomienda investigar un poco al respecto, ya sea buscando por internet información concerniente al servicio que queremos o también podemos hacer consultas a personas que sepamos manejan la tecnología u otras empresas que ya tengan experiencia con el servicio que se desea activar. Esta fase ayudará a ir aclarando el panorama, tener una idea de los recursos a invertir, precisar el requerimiento que tiene e inclusive tener información sobre las empresas de servicios que puedan ayudarnos a implantarlo.
• Consultoría: una vez se tenga una noción más clara de lo que se desea, es el momento de activar una consultoría o asesoría sobre la materia, para lo cual se recomienda contactar con empresas establecidas de las cuales podamos verificar su trabajo y estar seguros que la ayuda que buscamos es la más adecuada.
• Diseño: Ya con la ayuda de una empresa de servicios, procedemos a plantearle nuestro requerimiento, siendo los más honestos y detallistas posibles, para transferir toda la información necesaria para que se elabore un diseño óptimo sobre el servicio que se desea adquirir. En este punto la empresa contratada también debe explicarnos el alcance que puede tener el servicio deseado, darnos algunas ventajas adicionales, hacernos preguntas, inclusive si es necesario realizar una o varias inspecciones o revisiones del lugar o del equipo donde se vaya a requerir el servicio, todo lo que ayude a levantar toda la información necesaria. A partir de estos datos la empresa debe diseñar el servicio a implementar basados en las necesidades reales del cliente.
• Propuesta: Una vez elaborado el diseño, la empresa de servicios procede a realizar una o varias propuestas sobre cómo implementarlo. Estas propuestas deben incluir el costo de implantación y éste puede variar una de la otra al tomar en cuenta tecnologías a utilizar, alcance del servicio, licencias, garantías, soporte, entre otras. La(s) propuesta(s) hay que presentarlas al cliente y explicar detalles cómo: tiempo de ejecución, costos, servicios adicionales a ofrecer. A su vez el cliente debe realizar todas las consultas y aclarar todas las dudas que tenga, para luego tomar la decisión final sobre cual implantar.
• Implementación: Una vez seleccionada la propuesta se procede a implementarla. Esta fase incluye todas las actividades que sean necesarias para tal fin: adecuaciones, compras, instalaciones, configuraciones, arranques, pruebas, puesta en producción, incluso entrenamientos. Su tiempo va a variar dependiendo de lo complejo que sea el escenario.
• Operatividad: una vez implementado, la operación del servicio se refiere a uso que tenga, que cumpla con las expectativas para lo que fue adquirido, que la empresa comience a disfrutar lo más pronto posible de sus bondades y del retorno de la inversión. Este tiempo es variable y puede depender de factores como manejo del cambio y curva de aprendizaje.
• Mantenimiento: se refiere a todas las actividades que se realicen para mantener la operatividad del servicio en el tiempo y/o recuperarlo lo más pronto posible en caso de alguna falla. Estas pueden realizarla el mismo personal de la empresa cliente o puede ser contratado con un tercero. Es importante que se tengan claros cuales son las actividades y el tiempo de mantenimiento que requiere el servicio para un funcionamiento óptimo.
Para aclarar un poco estas fases, hagamos un ejemplo tomando uno de los servicios fundamentales para cualquier empresa: una red local de computadoras.
Una vez la empresa tenga una oficina o local para sus operaciones, casi de inmediato surgirá la necesidad de tener una red local, para que pueden comunicarse entre sí y compartir distintos recursos como información, internet e impresoras. Luego de una breve investigación (no hay mejor herramienta que google) le permitirá al cliente conocer un poco más sobre las redes y además podrá tener referencias sobre las empresas en su área que pueden ayudarlo con este requerimiento. De aquí pasa a la consultoría, en la cual el cliente contacta a una (o más) empresas para solicitar presupuestos, los cuales, para ser elaborados correctamente, las empresas de servicio deben levantar toda la información necesaria para hacer un diseño ajustado a las necesidades del cliente: cantidad de equipos, distancias, disposición del espacio físico, cantidad de usuarios, entre otras. Posteriormente cada empresa debe presentar al cliente su propuesta (o propuestas) de trabajo, detallando el costo, el alcance y los beneficios que ofrecerá por hacer el trabajo. Una vez se hagan los acuerdos correspondientes se procede con la implementación, cuyo tiempo debe estar definido en la propuesta. Concluida la implementación, la operatividad de este ejemplo es casi inmediata, ya que la red debe quedar funcionando de una vez y los tiempos de entrenamiento para usos básicos de la misma son cortos. Finalmente, el mantenimiento de una red debe ser periódico para garantizar su funcionamiento, de hecho, es muy común que la propuesta contenga un periodo de mantenimiento post-implantación.
Cumpliendo con estas fases podemos asegurar un resultado exitoso para activar un servicio de TI, que la inversión a realizar sea segura, perdurable en el tiempo y ajusta a las necesidades reales de la empresa. Igualmente, estamos seguros que la explicación de cada uno de estos elementos puede extenderse y a su vez desglosarse de tal manera que sin problema podríamos dedicarle 2 o 3 artículos a cada una, así como otros autores pueden presentarla de forma distinta.
Desde PITCA, con este artículo, queremos contribuir con un paso a paso general, que sirva como guía al usuario que este comenzando con un emprendimiento o tenga una empresa, esté pensando que requiere adquirir un servicio de TI y no tenga del todo claro cómo abordar el proyecto.
Agradecemos sus comentarios y aportes sobre este artículo, así como a compartirlo. Igualmente, si desea leer sobre un tema en específico no dudes en solicitarlo.
