Servicios de TI, pasos para adquirirlos

En esta nueva entrada continuaremos hablando sobre los servicios de TI, por lo cual estaremos abordando las etapas que se recomiendan seguir cuando se desea colocar uno de estos servicios en funcionamiento para nuestra empresa. Cada uno de los pasos que vamos a mostrar son tomados de la experiencia y resultados en el manejo de plataformas tecnológicas que tenemos en PITCA:
• Necesidad: es el punto de partida, que exista una necesidad que se desea cubrir y que pueda ser atendida por alguna plataforma de tecnología de información o comunicaciones. Esta puede ser para: instalar, renovar, automatizar, mejorar y/o proteger activos y/o procesos de la empresa.
• Investigar: una vez exista la necesidad se recomienda investigar un poco al respecto, ya sea buscando por internet información concerniente al servicio que queremos o también podemos hacer consultas a personas que sepamos manejan la tecnología u otras empresas que ya tengan experiencia con el servicio que se desea activar. Esta fase ayudará a ir aclarando el panorama, tener una idea de los recursos a invertir, precisar el requerimiento que tiene e inclusive tener información sobre las empresas de servicios que puedan ayudarnos a implantarlo.
• Consultoría: una vez se tenga una noción más clara de lo que se desea, es el momento de activar una consultoría o asesoría sobre la materia, para lo cual se recomienda contactar con empresas establecidas de las cuales podamos verificar su trabajo y estar seguros que la ayuda que buscamos es la más adecuada.
• Diseño: Ya con la ayuda de una empresa de servicios, procedemos a plantearle nuestro requerimiento, siendo los más honestos y detallistas posibles, para transferir toda la información necesaria para que se elabore un diseño óptimo sobre el servicio que se desea adquirir. En este punto la empresa contratada también debe explicarnos el alcance que puede tener el servicio deseado, darnos algunas ventajas adicionales, hacernos preguntas, inclusive si es necesario realizar una o varias inspecciones o revisiones del lugar o del equipo donde se vaya a requerir el servicio, todo lo que ayude a levantar toda la información necesaria. A partir de estos datos la empresa debe diseñar el servicio a implementar basados en las necesidades reales del cliente.
• Propuesta: Una vez elaborado el diseño, la empresa de servicios procede a realizar una o varias propuestas sobre cómo implementarlo. Estas propuestas deben incluir el costo de implantación y éste puede variar una de la otra al tomar en cuenta tecnologías a utilizar, alcance del servicio, licencias, garantías, soporte, entre otras. La(s) propuesta(s) hay que presentarlas al cliente y explicar detalles cómo: tiempo de ejecución, costos, servicios adicionales a ofrecer. A su vez el cliente debe realizar todas las consultas y aclarar todas las dudas que tenga, para luego tomar la decisión final sobre cual implantar.
• Implementación: Una vez seleccionada la propuesta se procede a implementarla. Esta fase incluye todas las actividades que sean necesarias para tal fin: adecuaciones, compras, instalaciones, configuraciones, arranques, pruebas, puesta en producción, incluso entrenamientos. Su tiempo va a variar dependiendo de lo complejo que sea el escenario.
• Operatividad: una vez implementado, la operación del servicio se refiere a uso que tenga, que cumpla con las expectativas para lo que fue adquirido, que la empresa comience a disfrutar lo más pronto posible de sus bondades y del retorno de la inversión. Este tiempo es variable y puede depender de factores como manejo del cambio y curva de aprendizaje.
• Mantenimiento: se refiere a todas las actividades que se realicen para mantener la operatividad del servicio en el tiempo y/o recuperarlo lo más pronto posible en caso de alguna falla. Estas pueden realizarla el mismo personal de la empresa cliente o puede ser contratado con un tercero. Es importante que se tengan claros cuales son las actividades y el tiempo de mantenimiento que requiere el servicio para un funcionamiento óptimo.

Para aclarar un poco estas fases, hagamos un ejemplo tomando uno de los servicios fundamentales para cualquier empresa: una red local de computadoras.

Una vez la empresa tenga una oficina o local para sus operaciones, casi de inmediato surgirá la necesidad de tener una red local, para que pueden comunicarse entre sí y compartir distintos recursos como información, internet e impresoras. Luego de una breve investigación (no hay mejor herramienta que google) le permitirá al cliente conocer un poco más sobre las redes y además podrá tener referencias sobre las empresas en su área que pueden ayudarlo con este requerimiento. De aquí pasa a la consultoría, en la cual el cliente contacta a una (o más) empresas para solicitar presupuestos, los cuales, para ser elaborados correctamente, las empresas de servicio deben levantar toda la información necesaria para hacer un diseño ajustado a las necesidades del cliente: cantidad de equipos, distancias, disposición del espacio físico, cantidad de usuarios, entre otras. Posteriormente cada empresa debe presentar al cliente su propuesta (o propuestas) de trabajo, detallando el costo, el alcance y los beneficios que ofrecerá por hacer el trabajo. Una vez se hagan los acuerdos correspondientes se procede con la implementación, cuyo tiempo debe estar definido en la propuesta. Concluida la implementación, la operatividad de este ejemplo es casi inmediata, ya que la red debe quedar funcionando de una vez y los tiempos de entrenamiento para usos básicos de la misma son cortos. Finalmente, el mantenimiento de una red debe ser periódico para garantizar su funcionamiento, de hecho, es muy común que la propuesta contenga un periodo de mantenimiento post-implantación.

Cumpliendo con estas fases podemos asegurar un resultado exitoso para activar un servicio de TI, que la inversión a realizar sea segura, perdurable en el tiempo y ajusta a las necesidades reales de la empresa. Igualmente, estamos seguros que la explicación de cada uno de estos elementos puede extenderse y a su vez desglosarse de tal manera que sin problema podríamos dedicarle 2 o 3 artículos a cada una, así como otros autores pueden presentarla de forma distinta.

Desde PITCA, con este artículo, queremos contribuir con un paso a paso general, que sirva como guía al usuario que este comenzando con un emprendimiento o tenga una empresa, esté pensando que requiere adquirir un servicio de TI y no tenga del todo claro cómo abordar el proyecto.

Agradecemos sus comentarios y aportes sobre este artículo, así como a compartirlo. Igualmente, si desea leer sobre un tema en específico no dudes en solicitarlo.

Servicios de TI

En nuestra entrada pasada, estuvimos hablando sobre lo que son las TICS, definiéndolas como plataformas destinadas al almacenamiento, recuperación, proceso y comunicación de la información y que de ellas se derivan distintos servicios de TI para poder acceder, compartir o gestionar esa información. En esta ocasión estaremos ahondando en el tema de los servicios de TI, atendiendo interrogantes como: ¿cuáles son las más comunes?, ¿cuáles son sus ventajas?, ¿qué factores se deben considerar al momento de adquirirlas?, entre otras.

Reforzando un poco el concepto de Servicios de TI, podemos encontrar que la Wikipedia la define como: «es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente por medio de un cambio de condición en los bienes informáticos (llámese activos), potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del sistema.», por dar un ejemplo, para una empresa no será lo mismo un servidor nuevo en su caja, al mismo servidor luego de estar funcionando, configurado con aplicaciones de su interés y con información vital de la empresa. Entre los servicios de TI más comunes se tienen: internet, correo electrónico, motores de búsqueda, servicios en la nube de audio o música, almacenamiento de archivos, compras electrónicas, programas administrativos, servicios de red, telefonía, y otros que, a medida que se requiera mayor especialización, serán más particulares a una industria, como sería el mundo de la automatización industrial.

En la actualidad, cada vez más, para las necesidades de las empresas existe algún servicio de TI que puede atenderlas, no obstante, surgen retos cuya respuesta incide directamente en la toma de decisión, tales como: ¿de verdad me solucionará un problema? ¿valdrá o no la pena hacer el gasto? ¿cuáles son los recursos que se requieren? ¿qué impacto tendrá en la empresa? ¿cuál será el retorno de la inversión? Ante este panorama, revisemos algunas de las ventajas generales que tiene el incorporar Servicios de TI a nuestra empresa, para lo cual citaremos el blog de tecnología de www.apser.es, que en su artículo “Servicios de TI, ¿qué son y para qué sirven?”, se enumeran algunas:

• Te ayudan a mejorar tu actividad: Porque hay muchas opciones diferentes que mejoran de forma óptima los procesos de trabajo de muchas empresas. Almacenamiento de datos, gestión, software de toma de decisiones, comercio electrónico, el asesoramiento personalizado en este sentido puede ayudarte a elegir el mejor servicio para tu negocio.
• Son económicos: Incluso muchos de ellos no tienen coste, así que no pierdes nada por probar su eficacia. Esto te permitirá conseguir un retorno inmediato de la inversión y ver resultados de forma mucho más rápida.
• Te ayudan a mantenerte a la vanguardia de estas tendencias: Las empresas más actualizadas en este sentido despiertan una mayor confianza tanto en los consumidores como en los proveedores o los propios trabajadores de la empresa, por eso es una buena forma de mejorar la imagen de marca de cara al exterior.

Ahora bien, es importante tener en cuenta, que adquirir servicios de TI, no es soplar y hacer botellas o que existe alguna fórmula mágica, la cual no requiere atención, de lo contrario, va a requerir la inversión de recursos de distintos tipos para que no se conviertan en dolores de cabeza, por nombrar:

• Presupuesto: Se requiere de inversión de capital monetario, en el cual se deben incluir: costos de la plataforma que se requiera, licenciamiento, entrenamiento, operatividad, mantenimiento. Dentro de este elemento, siempre existen distintas alternativas (desde elementos gratuitos hasta con altos costos) por lo que es fundamental encontrar un balance entre ellas para invertirlos de manera provechosa para la empresa.
• Operatividad: a la final estos servicios nos hacen la vida más fácil a las personas, pero siempre con una condición: UTILIZARLO, de nada sirve tener el mejor sistema de video vigilancia del mundo, sino vamos a darle el uso correcto
• Mantenimiento: No basta que el sistema funcione cada vez que la secretaría, el cajero, el contador, la gerente o el dueño de la empresa quieran utilizarlo o esperar que alguno de éstos reporte una falla, todo servicio de TI es sensible a funciones de mantenimiento que van a garantizar su funcionamiento, máximo provecho del uso de recursos y reducir los tiempos de reparación cuando sea necesario.
• Recurso humano: para operar, mantener, actualizar y mejorar permanente el servicio de TI. El personal de la empresa debe estar comprometido y tener el conocimiento requerido para el uso de la tecnología, por lo cual debemos proveerlos de las herramientas necesarias para que entiendan como usarla de la mejor manera posible. De igual forma si vamos a contratar terceros para una o varias de estas actividades, debemos estar seguros de su conocimiento y experiencia profesional.

Es un escenario común, encontrar empresas que no prestan atención a uno o varios de estos elementos, ya sea de manera permanente o en algún momento en particular, lo que puede llevar a tener consecuencias tales como: fracaso y rechazo en uso de la tecnología, niveles de obsolescencia muy altos o inclusive fallas de alto impacto con posibles pérdidas para el negocio.

Basado en eso, recomendamos siempre contar con la asesoría de expertos, buscar ayuda de personas que conozcan de la materia y tengan experiencia en el servicio que deseamos incluir, de manera tal que puedan explicarnos objetivamente el alcance y requerimientos necesarios. Inclusive, ante la existencia en la actualidad de tantos recursos del tipo “hágalo usted mismo”, es necesario que se investigue a fondo, tener en cuenta los escenarios posibles y realizar pruebas antes de embarcarse en este tipo de aventuras, ya que una vez que un servicio esté en producción, cualquier cambio o alteración del mismo podría tener consecuencias negativas para la empresa.

En este post te hemos explicado los servicios IT junto con el contexto en el que se engloban, así como ventajas y los factores que se deben tener en cuenta para implantarlos en su empresa, ahora es tu turno de valorar su utilidad y rentabilidad para negocio. Se debe tener en cuenta es este es un sector en pleno y constante auge, por lo que es común encontrar diversas alternativas para consultorías, asesorías, soluciones, implantaciones, por lo que es de suma importancia tener claro que desea, hacer el requerimiento lo más preciso posible y tomar su tiempo para evaluar las diferentes opciones que se le presente.

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¿Qué son las TICS?

Para esta primera entrada de nuestro blog, vamos a hablar sobre las tecnologías de información y comunicación (TICS), qué son, cuál es su finalidad y cuál es su uso dentro de una empresa.

En este sentido Belloch Ortiz (2012) define el término como todas aquellas “tecnologías para el almacenamiento, recuperación, proceso y comunicación de la información”. Asimismo, esta autora señala que si bien es cierto hay varios instrumentos electrónicos que se encuadran dentro de este concepto cómo la televisión, el teléfono, las videocámaras, en la actualidad no cabe duda, que los medios más representativos con respecto a las TICS son las computadoras y más específicamente las redes de comunicación, principalmente Internet. De estas tecnologías se derivan lo que se conoce como Servicios de Tecnología de Información, o más comúnmente Servicios de TI (IT services en inglés), los cuales según el blog del sitio web español www.apser.es, se refieren a la búsqueda, gestión y almacenamiento de la información utilizando los medios tecnológicos al alcance.

Por lo tanto, al hablar de plataformas TICS, se incluyen todos los equipos y sistemas destinados a realizar uno o varios de los procesos antes descritos. Por nombrar algunos equipos: servidores, cajas de almacenamiento, pc de escritorio, switches, routers, teléfonos IP, así como sistemas de: gestión, administración, información. También se deben incluir el conjunto de protocolos, estándares y mejores prácticas aplicables a cada uno de éstos para su funcionamiento, administración y mantenimiento.

Al llevar esta teoría al mundo empresarial, se puede señalar que para una empresa su plataforma TIC es aquella mediante la cual, con el uso de equipos y sistemas, le permite disponer de los servicios de TI que le permitan tanto procesar, almacenar, recuperar y resguardar la información de interés para su negocio, así como comunicarla y compartirla con clientes tanto internos como externos. Asimismo, se deben tomar en cuenta los recursos que requiere la empresa para poder disponer de éstos, entre los cuales hay que mencionar: el recurso humano, recursos físicos, recursos gerenciales y recursos financieros.

En base a lo anterior, se puede plantear que los servicios fundamentales de TI que requiere una empresa son aquellos que le permitan comunicarse principalmente con sus clientes y socios. Por lo tanto, la plataforma que requiere es aquellas que le permita realizar esta tarea. Partiendo de un ejemplo básico, suponga que dos personas se han unido para desarrollar una idea, por lo que deciden comenzar un emprendimiento. Al enumerar los servicios mínimos requeridos para esta fase inicial, se tienen: internet, correo electrónico, comunicación telefónica y al menos una estación de trabajo. Al traducir esto a necesidades plataforma TIC, los requerimientos se limitan a por lo menos una computadora (portátil o de escritorio) con conexión a internet más si quiera un celular o teléfono fijo.

A partir de aquí los servicios, y por tanto la plataforma, deben ir creciendo de acuerdo al crecimiento de la empresa, así como el interés de ésta en la gestión de dichos elementos, los cuales se convertirán en piezas fundamentales de los procesos de trabajo que desarrollen, por lo que cualquier falla o mal funcionamiento de estas puede perjudicar el negocio. En el ejemplo trabajado, supongamos un escenario en el cual la computadora sufra un daño irreparable o si es una portátil sea robada. El impacto que puede tener para esa pequeña empresa quizás sea comparable al impacto que pueda tener una falla general de un centro de datos de una gran empresa, en lo que al negocio se refiere.

Es fundamental que las empresas, sin importar su tamaño, entiendan cuales son los servicios de TI que requieren para funcionar, cual es la plataforma necesaria para que esos servicios trabajen de manera segura, como gestionarla e invertir de manera óptima los distintos recursos de los que disponen para lograrlo, donde sin duda el mayor reto se encuentra en el recurso financiero, para lo cual se recomienda contar con asesorías de expertos en la materia.

En próximas entradas estaremos abordando distintos temas que ofrezcan herramientas y orientación acerca de servicios de TI que puede tener una empresa, las alternativas existentes para la plataforma, recomendaciones sobre la gestión de las misma, siempre resaltando las mejores prácticas y nuevas tendencias al respecto.

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